Bo Tonnquist har många års erfarenhet av att arbeta med förändringsledning och fungera som stöd åt projektledare. Han skräder inte orden när han kommenterar den allmänna situationen på företag och organisationer:
- Väldigt många projekt borde läggas ner. Allt möjligt arbete kallas för "projekt" fastän det handlar om helt andra saker.
Så vad är ett projekt?
- Ett projekt har en början och ett slut. Det äger alltid rum inom en begränsad tid. Och det ska det alltid ha ett specifikt, mätbart mål. Organisationen måste veta vad syftet är med projektet.
Men så fungerar det inte idag?
- Jo, ibland, men långt ifrån alltid. Många gånger sätts ett projekt igång utan att man har bestämt sig för vad man ska uträtta. Arbetet påbörjas utan att det officiellt är ett projekt. Men - vart leder arbetet, om det inte har något bestämt mål? Hur vet man när man är klar och om det gick bra eller dåligt? Man måste tänka igenom vad man vill åstadkomma.
Kan du ge något exempel?
Många företag börjar bygga ett intranät utan att ha tagit alla faktorer i beaktande. Men till att börja med, kan projektet inte handla om "att bygga ett intranät". Det är inget mätbart mål. Målet kan däremot vara att ha byggt ett intranät - inom en viss tid, till en viss kostnad med en viss kvalitet. Men utan mätbara mål är det omöjligt att veta när projektet är färdigt och om det blev lyckat.
Så en projektledare måste få väldefinierade mål att arbeta mot?
- Ja, det är en grundförutsättning för ett lyckat projekt. Ett tydligt definierat projekt har en beställare som äger projektet. Han eller hon kan svara på varför projektet ska genomföras och har till uppgift att sätta upp målet för projektet. Beställaren ingår i en styrgrupp som beslutar om resurser, godkänner projektplanen, svarar på frågor och tar emot rapporter.
Projektledarens uppgift är att se till att målet blir uppnått - med angiven kvalitet och inom angivna budget- och tidsramar. För att kunna leverera resultat, behöver projektledaren rimliga förutsättningar för att genomföra projektet.
Vad är rimliga förutsättningar, förutom ett mätbart mål?
- Resurser, till att börja med. Projektledaren är ett slags temporär chef över alla som ingår i projektgruppen. Men projektledaren sätter inte deras löner. Det gör linjecheferna, som ofta är ovilliga att släppa ifrån sig personal till ett projekt.
Varför det?
Linjecheferna bedöms ofta utifrån det arbete som utförs på linjen, utan att man tar någon hänsyn till de projekt som pågår. Att släppa ifrån sig resurser blir därför ofta bara en minuspost i linjechefernas resultat. Konsekvensen blir att de ogärna vill att deras personal ska bemanna projekten. Inte sällan förväntas folk arbeta i projekt samtidigt som de ska sköta sina vanliga jobb.
Vad kan en projektledare göra åt det?
- Projektledaren måste kunna ställa krav på organisationen. Han eller hon måste förklara vilka resurser som behövs för att uppnå målet redan innan projektet drar igång. Utan mätbara mål och tillräckliga resurser är projektet ogenomförbart och det måste projektledaren klargöra på ett tidigt stadium. Det bästa är naturligtvis att linjechefen får räkna in projekten i sitt resultat. Då blir det genast mycket enklare att bemanna projektgruppen.
Vilka andra förutsättningar behövs för ett lyckat projekt?
- Alla inblandade måste ha samma målbild. Bara för att man fått ett väldefinierat projekt och de resurser som behövs, ska man inte tro att allt är under kontroll. Ett projekt har ofta många olika intressenter med sinsemellan olika förväntningar. Det brukar falla inom projektledarens ansvarsområde att ge alla inblandade en gemensam bild av vad projektet ska leverera.
Projektledaren måste även göra en inledande riskanalys. Hur stor är risken att något går snett? Riskanalysen måste godkännas av beställaren innan projektet drar igång.
Att ha prioriteringarna klara för sig är väldigt viktigt. I alla projekt vill man uppnå målet så snabbt och billigt som möjligt med så hög kvalitet som möjligt. Men som alla vet, kan man aldrig få något snabbt, billigt och bra.
Det gäller att redan från början prioritera vad som är viktigast - att det går snabbt, att det blir billigt eller att det blir bra. Ofta kan det vara svårt att prioritera mellan tid, resurser och kvalitet men det måste göras för att kunna fatta rätt beslut i senare skeden av projektet. Det gäller även att ringa in ansvarsområden. Varför projektet ska göras är till exempel inte projektledarens ansvar. Inte heller effekten av det genomförda projektet. Det är beställarens ansvar att beställa rätt sak. Här gäller det att vara tydlig med kravställningen: Hur ska resultatet mätas? Vem ska vara ansvarig för resultatet? Annars kan det komma en hel del surt efteråt.
Vilka är de vanligaste problemen?
- Många gånger brister kompetensen på beställarsidan. Ofta måste projektledaren hjälpa beställaren att beställa, det vill säga att formulera uppdraget och se till att projektet får rätt förutsättningar. Men eftersom projektbegreppet används så slarvigt, är det givetvis många som får titeln projektledare utan att ha en aning om vad arbetet innebär.
Så vad innebär arbetet som projektledare?
Projektledarens roll är att leverera ett resultat. För att kunna göra det, måste han eller hon behärska både projektmetodik och ledarskap. Man måste veta hur man planerar, lägger upp, driver och följer upp ett projekt. Men att kunna motivera och engagera medlemmarna i projektgruppen är minst lika viktigt. Projektledaren befinner sig mitt emellan beställare/styrgrupp och projektgruppen. Han eller hon ska se till att rätt saker blir gjorda och kommunicera, styra, delegera, följa upp och rapportera till beställaren. Det är ett roligt och komplext arbete.
Vilka egenskaper måste man ha som projektledare?
En projektledare ska kunna leverera resultat och uppnå uppsatta mål inom utsatt tid och budget - utan att skaffa sig alltför många fiender! Man måste vara målorienterad, kunna göra avgränsningar och se helheten utan att fastna i detaljer. Att inte detaljstyra är viktigt, särskilt för någon som kliver ur projektgruppen och blir projektledare. Projektledaren behöver inte vara specialist men han eller hon måste förstå branschen där projektet äger rum. Man måste förstå sammanhanget. Som projektledare kommunicerar du ständigt med beställare, styrgrupp och projektgrupp, förutom alla andra intressenter i projektet. Därför måste du vara en bra kommunikatör och kunna påverka och ställa krav, utan att uppfattas som en besvärig person.
Vilket är viktigast - att behärska projektmetodik och modeller, eller att vara en bra ledare?
- Både de hårda och de mjuka bitarna är lika viktiga. Mitt intryck är att de flesta projektledare har ett genuint intresse för människor och ledarskap. Det oftast i metodiken som det brister - hur man planerar ett projekt, hur projektplanen ska tillämpas, hur man får till stånd en fungerande rapportering och så vidare. Här behöver de flesta bli bättre. Även om du är en bra ledare, kommer projektet att bli lidande om du inte kan upprätta en fungerande struktur för arbetet.
Hur kan en projektledare utvecklas i sin roll?
- Först och främst utvecklas man som projektledare genom att projektleda. Men utbildning är helt nödvändigt, tycker jag. Annars kan det vara svårt att veta om man är bra på sitt jobb. Många gånger är projektledaren utelämnad åt andras bedömningar och då beror det ju helt på vem som gör bedömningen. Till exempel kommer beställaren att bedöma resultatet och projektgruppen kommer att bedöma ledarskapet.
Att utbilda sig och certifiera sig är ett sätt att kvalitetssäkra projektledarskapet som alla har nytta av - projektledaren blir säker i sin kompetens, beställarna får bättre resultat och projektgrupperna fungerar bättre. I ett större perspektiv handlar det om att utveckla organisationens projektmognad.
Men fungerar inte projektledning på väldigt olika sätt från bransch till bransch?
- Projekt inom olika branscher ser olika ut men på en övergripande nivå är det likadant överallt. Strukturen är densamma, även om själva genomförandet av projekten går till på olika sätt.
Vad finns det för risker med arbetet?
- Den största risken är utbrändhet, som ofta är kopplad till otydliga mål. Det vanligaste felet är faktiskt att man överskattar uppgiftens svårighetsgrad och underskattar den egna förmågan.
Men det handlar även om att kunna sätta gränser, både inför och under ett projekt. När man har ett tydligt definierat mål, innebär det att man har prioriterat ner andra mål. Det är ofta svårt för beställaren, som gärna vill slå flera flugor i en smäll. Men man kan inte uträtta allt inom ramen för ett och samma projekt.
När ett projekt är igång och fungerar bra, vill gärna beställaren utöka omfattningen, men helst utan att det ska kosta mer eller ta längre tid. Då är det viktigt att projektledaren sätter gränser och ställer motkrav, annars är risken för utbrändhet uppenbar.
Vad finns det för karriärvägar för en projektledare?
- En projektledares karriär utvecklas i takt med att han eller hon får allt större och mer komplexa projekt att leda. Från komplexa projekt kan man gå vidare till att bli senior projektledare och/eller mentor för andra projektledare. Projektledarens roll liknar på många sätt VD-rollen. Många projektledare blir chefer inom sin bransch eller väljer att starta eget. Projektledare har ett brett yrke med många spännande utvecklingsmöjligheter.
Bo Tonnquists bästa råd till alla som arbetar som projektledare:
- Även om din organisation inte har en fastslagen metod och modell för projekten - tillämpa en själv. Folk kommer att tacka dig.
- Vägra gå med på projekt som du vet inte kommer att hålla. Förhandla inte bort det nödvändiga.
- Ta noga reda på ansvar och befogenheter. Vad är din uppgift och vad ska någon annan ta ansvar för? Det är lätt hänt att projektledaren hålls ansvarig för allt möjligt, speciellt om något går fel.
- Rapportera regelbundet vad projektet hittills har åstadkommit och vad det har kostat, både i tid och i pengar.
- Se till att få mätbara mål från beställaren. Ett projekt är aldrig "att bygga ett hus". Det är inget mål. "Att ha byggt ett hus" är däremot ett mätbart mål.
- Uppfatta uppgiften rätt. Dubbelkolla att du och beställaren har en gemensam målbild.
- Lär dig ställa rätt frågor. Ställ dem innan projektet drar igång på allvar.
Informators utbud inom Projektkunskap.