Äntligen har den nya versionen av Microsoft SharePoint kommit, nästan exakt tre år efter sin föregångare SharePoint 2003. Den nya versionen innehåller så många nyheter och förbättringar att det kan beskrivas som en revolution, som när Windows 95 ersatte Windows 3.1 eller Exchange 2000 ersatte Exchange 5.5. En chef för SharePoints utvecklingsteam i Redmond, Seattle beskrev det så här: "När vi släpper en helt ny produkt, har vi gjort tester, analyser och intervjuer med kunder för att få ett underlag till vad vi skall utveckla för typ av program. När det sedan släpps får vi förstås massor med kommentarer, önskemål och krav som styr hur nästa version skall se ut. När sedan den andra versionen är släppt så händer samma sak: Vi får mängder med kommentarer och önskemål igen och denna gång vet vi vad kunderna önskar sig. Det leder till utvecklingen av version 3, som vanligen blir mycket bra!"
Det är exakt vad som har hänt med SharePoint - 2001 släpptes den första versionen. Den andra versionen kom år 2003 och nu har alltså den tredje versionen släppts.
Stort intresse för SharePoint 2007
Att produkten utvecklats märks inte minst på det enormt stora intresse som kunder och konsultbolag visat för SharePoint 2007 redan innan den blev släppt. Nu måste de börja planera för den kunskapshöjning som säkerställer att de kan använda Share- Point 2007 på ett bästa möjliga sätt. Likaså bör man planera för en uppgradering till Microsoft Office 2007-paketet, eftersom de nya versionerna av Office-programmen är speciellt designade för att utnyttja de nya funktionerna i SharePoint 2007. Visst går det att fortsätta använda gamla Office 2003. Men då är det flera viktiga SharePoint-funktioner som inte går att utnyttja direkt från Office-programmen, som till exempel att starta arbetsflöden eller utnyttja intelligenta formulär för att ange dokumentegenskaper och metadata.
Många viktiga förbättringar
Så vad är det som blivit så mycket bättre i den nya versionen av SharePoint? Kort kan man sammanfatta de viktigaste förbättringarna så här:
- Kraftigt förbättrad dokumenthantering
- Stöd för avancerad Web Content Management
- Stöd för arbetsflöden
Det finns förstås förbättringar på nästan alla områden, från antalet användare och information som kan hanteras, till förbättringar för den enskilde användaren, men de punkter nämnda ovan sammanfattar de tunga och viktiga områdena. Det är mycket tydligt att Microsoft ser SharePoint som en strategisk plattform, likt Exchange för epost, eller SQL för generell databashantering. Förbättringen av dokumenthanteringen är något som alla SharePoint-användare kommer att uppskatta. Dokumenthanteringen avgör hur enkelt det är för användaren att hitta alla typer av filer, allt från Mp3-låtar till Office-dokument. För första gången kan dokumenthanteringen i SharePoint på allvar konkurrera med vilket specialskrivet dokumenthanteringssystem som helst, till ett avsevärt lägre pris dessutom.
Ett användarexempel
Som exempel kan vi ta Anna som arbetar som säljare. Hon gör kundbesök, analyserar kundbehov och jämför dem med företagets produkter. Sedan skriver hon offerter. Anna har behov av följande information:
- Kundregister
- Checklista för kundbehov
- Lista på företagets produkter och tjänsteerbjudanden
- Offertmallar
Innan SharePoint 2007 hade Anna denna information på olika platser: Kundregistret fanns i en databas, eller kanske en gemensam mapp i Microsoft Outlook. Checklistan var en Excel-fil, liksom listan på produkter och tjänster. Offertmallen fanns som en Word-fil. Kort sagt, informationen låg på flera olika ställen och ofta lagrade Anna information på sin egen hårddisk för att ha den lätt åtkomlig.
En lösning baserad på MS Office SharePoint Server 2007 skulle kunna se ut så här:
- Kundregistret: SharePoint 2007 gör kundregistret tillgängligt via funktionen "Business Data Catalog" (BDC ) som gör det möjligt att läsa och skriva till de flesta databaser och system. SharePoint skulle t ex kunna göra listan på kunder åtkomliga som menyalternativ när Anna skall skriva en offert och därmed automatiskt få kundens namn, adress o s v.
- Checklistan: Den kan fortfarande vara en Excel-fil, men ännu bättre är att konvertera den till ett Microsoft InfoPath-formulär som baseras på XML-filformatet. Då kan innehållet i checklistan direkt presenteras som metadata i ett dokumentbibliotek, vilket i sin tur kan användas för att enkelt skapa vyer och rapporter för att presentera, summera och filtrera information. Anna kan till exempel se att mer än 70% av alla kunder efterfrågar en viss produkt. Tack varje Forms Service i SharePoint 2007 behöver Anna inte ha Info- Path själv, utan kan arbeta med formuläret via en webbklient.
- Register för produkter och tjänster: Det kan antigen ligga kvar i sin nyvarande form och läsas via BDC , eller importeras till en lista i SharePoint. Därmed blir registret enklare att läsa och uppdatera, tack vare listans stöd för rapporter och vyer, arbetsflöden och säkerhet på postnivå. Innehållet i listan kan direkt länkas in som menyalternativ i offerter. Därmed minskar risken för felskrivningar och liknande.
- Offertmallar: Mallarna konverteras till en specifik dokumenttyp i SharePoint, vilket gör det möjligt att styra dokumentets utseende, dess metadata (som exempelvis "kund", "giltighetstid" o s v), arbetsflödet som startar varje gång en ny offert skapas, och dokumentpolicies, till exempel att offerter skall flyttas över till ett annat bibliotek 90 dagar efter att de gått ut. Om kunden får en ny offert kan Anna enkelt jämföra de två versionerna via den nya funktionen i MS Office 2007.
Ovanstående är bara ett sätt att lösa behoven som Anna har. Men genom att bygga lösningen på SharePoint 2007 kommer många andra fördelar. Anna kan till exempel få en offline-kopia på viktiga dokumentbibliotek till sin Outlook 2007. Annas chef måste kanske godkänna en offert innan den går ut till kund, vilket ett arbetsflöde enkelt löser. Vidare kan Anna få ett e-postmeddelande varje gång produktregistret uppdateras.
Bättre teamwork med SharePoint 2007
Även säljteamet som helhet tjänar på att använda SharePoint 2007. Genom att lagra och presentera allt som har med säljprocessen att göra i en arbetsyta i SharePoint, kan alla säljare se vad som händer och vem som gör vad. Det som tidigare varit ett individorienterat sätt att arbeta blir istället fokuserat på hur teamet arbetar. D et leder till bättre samarbeten, färre brister grundade på felaktig eller inaktuell information och större fokus på vad de egentligen skall göra: att sälja sina produkter. Samma logik gäller naturligtvis alla typer av verksamheter, från en IT-avdelnings interna arbete till hur personalavdelningen, ledningsgruppen och andra team kan arbeta effektivare.
Göran Husman, HumanData, Microsoft SharePoint MVP
Lärare hos Informator