Vem drömmer inte om att göra den där berömda spurten? Att lägga i överväxeln i sista kurvan på tiotusenmetersloppet inför ett fullsatt mastodontstadium, lämna sina konkurrenter bakom sig och defilera på upploppet? För de flesta av oss dödliga förblir den stora spurten bara en dröm.
Se Informators utbildningsutbud inom SharePoint 2007.
Men går det att göra en stjärnspurt i sitt yrkesverksamma liv? Kan din organisation lägga i en överväxel och dra ifrån era konkurrenter?
Nej, säger säkert många och hänvisar till den globala konkurrensen, dagens slimmade organisationer och att det löpande bandet funnits i hundra år.
Ja, säger alla vi som gör följande enkla betraktelser:
- Fler och fler moderna organisationer arbetar i allt högre grad med informationsarbete
- En mycket stor del av det informationsarbetet sker med hjälpav MS Office
- En alltför stor del av informationsarbetet ägnas åt icke värdeskapande aktiviteter, till exempel att sammanställa, strukturera och söka information
- Omfånget och effektivitetsnivån i informationsarbetet är i de flesta fall inte analyserat
Hur arbetar din organisation?
Även om du arbetar inom ett företag med en toppmodern produktionslinje, som kanske analyserats, effektiviserats och automatiserats under ett sekel, så kan du vara säker på att andra delar av organisationen arbetar mindre effektivt.
Gör en snabbanalys:
1) Fråga hur många av dina kollegor som senaste dagarna arbetat i någon Office-applikation.
2) Räkna antalet "old-filer" och "old-kataloger" på ditt företags filserver. Notera hur många varianter det finns av till exempel en ToDo- eller Issue-lista.
3) Beräkna genomsnittlig tid för att sammanställa en presentation eller rapport.
Hur ser resultatet ut, tycker du?
Men den kanske mest skrämmande insikten kommer när du försöker verifiera resultatet av din snabbanalys gentemot en övergripande analys som skett i ditt företag. Vadå? Har det aldrig gjorts? Borde inte sådana analyser göras i vilket företag som helst i vårt informationssamhälle? Hur ska vi annars kunna göra informationsarbetet lika professionellt och effektivt som Henry Ford gjorde med produktionsarbetet?
De organisationer som har mål och visioner kring hur deras informationsarbete ska professionaliseras och effektiviseras, samt arbetar för att uppnå målen - de har alla förutsättningar att göra en formidabel spurt.
Målstyrt förändringsarbete
Ta till exempel arbetet med att framställa olika typer av säljmaterial, till exempel offerter. Hur många organisationer kan berätta hur stor den genomsnittliga tidsåtgången är per offert och hur många offerter de gör per år? Organisationen kommer till sist troligtvis fram till att bara själva arbetet med att producera, granska, uppdatera, slutföra och distribuera offerter tar avsevärd tid i anspråk varje år.
Om organisationen nu sätter upp ett tydligt mål, t.ex. att tidsåtgången för varje offert ska minska med till exempel 30 % och att den frigjorda tiden ska omsättas i ytterligare fem kundmöten per år och säljare - då pratar vi om en organisation som arbetar med processeffektivisering och tydligt ledarskap i praktiken. Om organisationen gör motsvarande analyser och handlingsplaner för andra informationsintensiva och dokumentbaserade processer, finns alla förutsättningar för en spurt.
SharePoint förenklar och effektiviserar
För att hitta rätt angreppssätt är det till att börja med viktigt att förstå, att inse att problemet inte är Office-applikationerna i sig. Det är utmärkta applikationer för den enskilde medarbetaren. Däremot haltar det betänkligt när flera personer ska samarbeta kring dokument. Därför behövs det ett verktyg som kompletterar MS Office för att flera personer ska kunna arbeta samtidigt med samma dokument.
Finns det verktyget? Ja - sedan 2001 har Microsoft en teknologi/produkt som heter SharePoint. SharePoint är både en teknik (Windows SharePoint Services - WSS) och en produkt (Microsoft Office SharePoint Server - MOSS). WSS version 3.0 och MOSS 2007 är senaste versionerna.
Om vi använder exemplet med offerterna så kan SharePoint göra arbetet effektivare inom bland annat följande områden:
- Offertmallar - Med hjälp av så kallade "content types" kan fler offertmallar göras tillgängliga och administreras i en central punkt, vilket innebär minskad tidsåtgång för att söka efter offertmallar.
- Metadata - content types gör det även möjligt att förse dokument med metadata som till exempel kan markera vilken typ av produkt/tjänst som offereras. Den informationen kan bland annat användas för att styra offerter rätt i olika arbetsflöden.
- Versionshantering - underlättar arbetet med att söka reda på den senaste versionen av en offert.
- Shared document workspace - fler personer kan arbeta med ett gemensamt dokument, i realtid och geografiskt obundet.
- Arbetsflöden - effektiviserar bland annat granskningsprocessen.
- Team- och samarbetsfunktioner - exempelvis Task Lists och Meeting Workspaces medför effektivare samarbete kring offerten när fler personer är involverade.
Om lösningen dessutom kompletteras med det XML-stöd som finns i Office 2003/Office 2007 samt de möjligheter till integration med CRM- och produktdatabaser som funktionen Business Data Catalog i MOSS 2007 (se nedan) ger, är det möjligt att åstadkomma en än större processeffektivisering. Tidsåtgången kan minskas med så mycket som 50 % i vissa fall.
Mer funktionalitet än tidigare
Det finns alltså stora vinster att göra på att arbeta effektivare med informationshantering. Nya SharePoint gör att det blir enklare för en hel organisation att utföra arbetsuppgifter inom informationshantering på ett nytt och tidsbesparande sätt. Nu är skillnaden mellan produkten (MOSS) och tekniken (WSS) dessutom större än tidigare. Därför bör även en mindre eller medelstor organisation överväga att uppgradera till MOSS istället för till WSS. Med stöd för arbetsflöden, mail-integration och mer avancerad dokumenthantering har nya SharePoint 2007 oerhört mycket mer funktionalitet än tidigare. Det är svårt att se någon anledning till att inte uppgradera.
Uppgradera och spurta istället för att bli varvad!
Mikael Jansson, Olyfant, lärare på Informator